Como fazer gestão de frotas em pequenas empresas?

Em um mercado com economia tão inconstante todas as empresas precisam encontrar formas de reduzir custos e otimizar o uso dos seus recursos. No caso das pequenas empresas essa necessidade se mostra ainda mais importante já que, normalmente, o orçamento é mais restrito.

Para empresas que possuem frota de veículos, ela costuma ser um dos principais responsáveis pelos custos da empresa. Justamente por isso é importante estabelecer a gestão eficiente da frota.

A gestão de frotas é uma forma inteligente de administrar os recursos logísticos de uma empresa. O gestor de frotas possui diversas atribuições que contribuem para a prevenção de gastos e para a otimização de processos, que resultam no aumento da lucratividade da empresa.

Por que implantar a gestão de frotas?

Não existe um número mínimo de veículos que justifique a implantação da gestão de frotas na empresa. Se a empresa precisa lidar com motoristas, veículos, distribuição e viagens a gestão de frotas é importante mesmo que existam poucos veículos.

Os principais motivos que justificam a gestão de frotas na empresa são:

  • Cuidado com os motoristas;
  • Cuidado com os veículos;
  • Maior atenção aos clientes;
  • Redução de custos;
  • Aumentar a produtividade e o lucro;

Quem é e o que faz o gestor de frotas de pequenas empresas?

Um gestor de qualquer área sabe que é preciso conhecer muito bem o segmento de atuação, os processos, e encontrar maneiras de reduzir custos e aumentar a eficiência do trabalho. Essa é a forma para manter um setor funcionando corretamente e gerando lucro.

A profissão de gestor de frotas não é tão específica, ou seja, não possui uma formação determinada. O profissional pode ter diferentes profissões, mas o que determina a eficiência é o conhecimento e experiência no setor e a busca constante por capacitação na área.

As principais funções do gestor de frotas são:

  • Gestão de equipes: o gestor de frotas precisa lidar com toda a equipe envolvida com a frota. Isso exige habilidade em liderança e em relacionamento com pessoas de diferentes níveis e perfis.
  • Relacionamento com fornecedores: negociação de serviços e de suprimentos também faz parte das atribuições do gestor de frotas. É preciso ter o controle dos suprimentos e encontrar formas de gerar melhores negócios para a empresa.
  • Relatório de custo e produtividade: o gestor de frotas deverá produzir relatórios com frequência para demonstrar a relação de custo e produtividade, e transforma-lo em uma ferramenta de gestão e desenvolvimento.
  • Gerenciamento de manutenção preventiva: o foco do gestor de frotas deve ser a prevenção de problemas. Quanto mais detalhista for o profissional, mais fácil será identificar possíveis problemas e evitá-los. Essas ações reduzem custo e geram previsibilidade.
  • Analisar e propor soluções para melhorar a dinâmica da frota: o gestor deve ampliar seus conhecimentos básicos, estar atento ao mercado e buscar sempre novas soluções que podem trazer benefícios para a empresa.
 Como fazer a gestão de frotas em pequenas empresas?

Invista nos condutores

Os motoristas são peças-chave em uma empresa que possui frota de veículos. Eles são os responsáveis pela operação dos veículos e a forma como atuam é determinante para a empresa em diversos aspectos. Justamente por isso é fundamental qualificá-los e conscientizá-los sobre a estratégia a ser seguida. 

Controle os gastos

O controle de custos é fundamental e é preciso ser feito minuciosamente para identificar problemas e pensar em soluções. Dessa forma é possível descobrir quais setores ou serviços têm maior custo, fazer projeções e encontrar formas de eliminar desperdícios.

Controle cada veículo

O gasto com combustível e a manutenção dos veículos costumam ser os dois maiores custos de uma empresa. Por isso é fundamental ter controle individual dos veículos para manter esses gastos sob controle.

A manutenção preventiva é a maneira certa de evitar a ociosidade da frota e a necessidade de fazer reparos não programados, evitando também a ocorrência de sinistros. O ideal é manter um cronograma de revisões para cada veículo considerando as trocas necessárias.

Para o caso do controle de combustível, o ideal é contar com um sistema de gestão de líquidos, que ajuda a monitorar o gasto com esse elemento, a evitar fraudes e desperdícios e a manter os custos previsíveis.

Estabeleça metas

Com todas essas informações em mãos fica mais fácil definir metas para melhorar os resultados do negócio. Você pode estabelecer metas para reduzir a quantidade de multas, os custos de manutenção, o custo por quilômetro rodado, entre outros.

Agora você já sabe as vantagens e importância de ter fazer a gestão de frota na sua empresa. Aproveite e conheça também as soluções exclusivas da DXtech para o controle de combustível.  

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