Em um mercado com economia tão inconstante todas as empresas precisam encontrar formas de reduzir custos e otimizar o uso dos seus recursos. No caso das pequenas empresas essa necessidade se mostra ainda mais importante já que, normalmente, o orçamento é mais restrito.
Para empresas que possuem frota de veículos, ela costuma ser um dos principais responsáveis pelos custos da empresa. Justamente por isso é importante estabelecer a gestão eficiente da frota.
A gestão de frotas é uma forma inteligente de administrar os recursos logísticos de uma empresa. O gestor de frotas possui diversas atribuições que contribuem para a prevenção de gastos e para a otimização de processos, que resultam no aumento da lucratividade da empresa.
Por que implantar a gestão de frotas?
Não existe um número mínimo de veículos que justifique a implantação da gestão de frotas na empresa. Se a empresa precisa lidar com motoristas, veículos, distribuição e viagens a gestão de frotas é importante mesmo que existam poucos veículos.
Os principais motivos que justificam a gestão de frotas na empresa são:
- Cuidado com os motoristas;
- Cuidado com os veículos;
- Maior atenção aos clientes;
- Redução de custos;
- Aumentar a produtividade e o lucro;
Quem é e o que faz o gestor de frotas de pequenas empresas?
Um gestor de qualquer área sabe que é preciso conhecer muito bem o segmento de atuação, os processos, e encontrar maneiras de reduzir custos e aumentar a eficiência do trabalho. Essa é a forma para manter um setor funcionando corretamente e gerando lucro.
A profissão de gestor de frotas não é tão específica, ou seja, não possui uma formação determinada. O profissional pode ter diferentes profissões, mas o que determina a eficiência é o conhecimento e experiência no setor e a busca constante por capacitação na área.
As principais funções do gestor de frotas são:
- Gestão de equipes: o gestor de frotas precisa lidar com toda a equipe envolvida com a frota. Isso exige habilidade em liderança e em relacionamento com pessoas de diferentes níveis e perfis.
- Relacionamento com fornecedores: negociação de serviços e de suprimentos também faz parte das atribuições do gestor de frotas. É preciso ter o controle dos suprimentos e encontrar formas de gerar melhores negócios para a empresa.
- Relatório de custo e produtividade: o gestor de frotas deverá produzir relatórios com frequência para demonstrar a relação de custo e produtividade, e transforma-lo em uma ferramenta de gestão e desenvolvimento.
- Gerenciamento de manutenção preventiva: o foco do gestor de frotas deve ser a prevenção de problemas. Quanto mais detalhista for o profissional, mais fácil será identificar possíveis problemas e evitá-los. Essas ações reduzem custo e geram previsibilidade.
- Analisar e propor soluções para melhorar a dinâmica da frota: o gestor deve ampliar seus conhecimentos básicos, estar atento ao mercado e buscar sempre novas soluções que podem trazer benefícios para a empresa.
Como fazer a gestão de frotas em pequenas empresas?
Invista nos condutores
Os motoristas são peças-chave em uma empresa que possui frota de veículos. Eles são os responsáveis pela operação dos veículos e a forma como atuam é determinante para a empresa em diversos aspectos. Justamente por isso é fundamental qualificá-los e conscientizá-los sobre a estratégia a ser seguida.
Controle os gastos
O controle de custos é fundamental e é preciso ser feito minuciosamente para identificar problemas e pensar em soluções. Dessa forma é possível descobrir quais setores ou serviços têm maior custo, fazer projeções e encontrar formas de eliminar desperdícios.
Controle cada veículo
O gasto com combustível e a manutenção dos veículos costumam ser os dois maiores custos de uma empresa. Por isso é fundamental ter controle individual dos veículos para manter esses gastos sob controle.
A manutenção preventiva é a maneira certa de evitar a ociosidade da frota e a necessidade de fazer reparos não programados, evitando também a ocorrência de sinistros. O ideal é manter um cronograma de revisões para cada veículo considerando as trocas necessárias.
Para o caso do controle de combustível, o ideal é contar com um sistema de gestão de líquidos, que ajuda a monitorar o gasto com esse elemento, a evitar fraudes e desperdícios e a manter os custos previsíveis.
Estabeleça metas
Com todas essas informações em mãos fica mais fácil definir metas para melhorar os resultados do negócio. Você pode estabelecer metas para reduzir a quantidade de multas, os custos de manutenção, o custo por quilômetro rodado, entre outros.
Agora você já sabe as vantagens e importância de ter fazer a gestão de frota na sua empresa. Aproveite e conheça também as soluções exclusivas da DXtech para o controle de combustível.